اجتماع واحد لا يكفي!

اجتماااااع!

جيد جداً لقد جاء في وقته.. أنا أحتاجه فعلاً.. أريد أن أنام ساعتين!

بالرغم من أن الأصل في اجتماعات العمل إنها أداة نستعين بها في حل المشكلات أو الحصول على البيانات لاتخاذ القرارات وتبادل ومناقشة وجهات النظر، إلا أن الكثير من الناس ينتابها الملل منها معتقدين أن السبب الرئيسي من عقدها هو تظليل مكانها في جدول الأعمال، أو مليء وقت الفراغ الذي يعاني منه مديرهم!

ولكن الحقيقة أن العيب ليس في الاجتماعات.. ولكن في المجتمعين!

ساعة واحدة تكفي

لكي يكون للاجتماع قيمة لابد أن تكون له مجموعة من الأهداف، حيث أن الاجتماع وسيلة وليس غاية، من خلال هذه الأهداف يتم تحديد الموضوعات التي سيتم مناقشتها والأعضاء المشاركون وإبلاغهم، مع مراعاة تحديد موعد بدء وانتهاء الاجتماع، ويفضل ألا تزيد مدته عن ساعة واحدة.

كما أن الاجتماعات الحيوية هي التي تتاح من خلالها الفرصة لحفز الأفكار من أجل التخطيط للمستقبل وكذلك يوحى للمشاركين العمل بجدية، بجانب إتاحة الفرصة لأصغر الأعضاء المجتمعين لعرض أفكارهم لإثراء الاجتماع بالأفكار الجديدة ورفع روحهم المعنوية.

ضيف شرف

ولكي تكون مجتمعاً فعالاً ومثالياً، وضيف مشرف في اجتماع مثمر عليك بالاتي:

* أخذ أمر الاجتماع بجدية دون التفكير فيه على أنه مجرد ملء فراغ لجدول أعمالهم.

* الحرص على الحضور في الوقت المحدد والاعتذار لرئيس الاجتماع في حالة التأخر.

* الاستعداد بمعلومات تتعلق بأهداف الاجتماع.

* عدم تضييع وقت الاجتماع في إلقاء الفكاهات والمناقشات التافهة.

* الانتباه لكل ما يقال ويدور في الاجتماع مع إظهار الاحترام للمتحدث بصرف النظر عن قيمة حديثه وعدم مقاطعته ورفع اليد للفت انتباه رئيس الاجتماع في حالة وجود تعليق ما.

* في حالة وجود ملاحظة سلبية على كلام أحد المتحدثين فاكتبها في مذكرة صغيرة وناقشها معه على انفراد بعد الاجتماع.

* ركز على أن تجلس معتدلاً؛ لأن الجلوس بترهل يظهرك في حالة ملل أو اكتئاب أو تأهب للنوم.

* لا تقم بالرسم أو التخطيط على الورق؛ لأن ذلك يزعج المتحدث ويربكه.

* قم بتدوين الملاحظات القيمة، فبجانب أنها ستكون نافعة فهي تشير إلى اهتمامك بالمتحدث.

* حينما يقوم زميل لك بعرض موضوع في الاجتماع امدحه هامسا في أذنيه، وفى النهاية اشكر دائما من يرأس الاجتماع، وأنت تغادر قاعة الاجتماعات.

فن رئاسة الاجتماعات

غالبا ما يعود السبب الرئيسي لفشل الاجتماع على عدم الإعداد الجيد له، ودائما ما يتحمل مسئوليته رئيس الاجتماع، لذلك فأول خطوة لتنظيم اجتماعات فعالة مضمون فيها تعاون الآخرين، هي أن تتبنى مفهوم (الاستدارة) بداية من أسلوب الجلوس، أي أن تجلس على مائدة مستديرة، وانتهاء بتدوير الحديث بين الحاضرين بحيث لا تكون مسيطرا على المشاركين وذلك من خلال أداء دورك بمرونة لتحقيق الهدف المرجو من الاجتماع من خلال مراحله المختلفة.

1- ما قبل الاجتماع:

كرئيس للاجتماع، ينبغي أن تقوم بالاتي:

* الإعداد الجيد لأهداف الاجتماع.

* اختيار المشاركين فيه فلا تدعو للاجتماع أي شخص لا يستطيع أن يساهم بشئ مهم حتى لا يكون معطلا أو مزعجاً.

* تحديد عدد المشاركين فيه، فبالنسبة للاجتماعات الدورية، يجب ألا يقل عدد أعضائها عن 5 أعضاء ولا يزيد عن 9 ، مما يحقق المرونة الكافية لتبادل الآراء والوصول إلى اتخاذ قرار.

* تحديد موعد بدء الاجتماع ويومه ويفضل أن يكون صباحا؛ لأن الناس تكون في أحسن حالتها النفسية والعقلية والجسمانية في هذا الوقت، كما يجب ألا يكون موعد الاجتماع ظهر يوم عمل نهاية الأسبوع، أو في اليوم السابق لعطلة رسمية.

* يفضل إخطار المشاركين بموعد الاجتماع قبل عقده بوقت كاف، فإذا كان المشاركون من العاملين فيجب دعوتهم قبل الموعد بأسبوعين،أما إذا كانوا من خارج المنظمة فتكون دعوتهم قبله بأربعة أسابيع فيما عدا الاجتماعات الطارئة. مع ضرورة تقديم الاعتذار في حالة عدم إخطار المشاركين قبل الاجتماع بوقت كاف.

* توزيع جدول الموضوعات الذي سيتم مناقشته، فتوزيعه مبكرا يتيح للمشاركين الفرصة في التفكير والإعداد للموضوعات.

* التأكد من ملائمة مكان الاجتماع من حيث الحرارة والضوء والتهوية، وأن تتوافر القدرة لكل مشارك على مشاهدة المشاركين الآخرين بوضوح وأن يكون موقع رئيس الاجتماع ظاهراً للجميع، وكذلك تقديم المشروبات ومراعاة عدم وجود ما يبدد الانتباه.

* التأكد من وجود عدد من المقاعد يزيد بمقعد عن عدد المدعوين.

2- بدأت الجلسة:

بالترحيب بكل الأعضاء وإجراء تعارف بسيط بينهم في حالة عدم وجود معرفة سابقة، وبعد ذلك قم بعرض محتويات الجدول الزمني والوقت المحدد لذلك والدعوة للالتزام بوقت الاجتماع والجدول الزمني كأن تقول أن (الاجتماع يكلفنا من حيث الوقت والجهد والمال كذا وكذا … لذا أدعوكم لاستغلال الوقت المحدد أقصى استغلال).

وحاول أن تضع عينا على الساعة وأخرى على جدول الأعمال، وفي حالة الاجتماعات الدورية يجب مراجعة وقائع الجلسة السابقة ،وإذا كان زمن الاجتماع أكثر من ساعة فمن المناسب أن يتخلله راحة.

3- إدارة الاجتماع:

تعتبر هذه المرحلة من أهم وأصعب المراحل في الاجتماع، حيث يتوقف عليها جزء كبير من نجاحه أو فشله، وتعتمد الكثير من الاجتماعات في المقام الأول على توجيه العنصر البشري، وتفجير طاقاته الكامنة ومساعدته على اتخاذ القرار، وتفعيل دوره وفض المنازعات التي تنشأ بسببه، ولذلك قد تواجه مجموعة من المشكلات عند إدارة الاجتماع و يكون حلها في إتباع النقاط التالية:

1- لا تدع الأفراد المشاكسين يجلسوا كلهم في مكان واحد ولكن أجلسهم متفرقين وبجانب الهادئين.

2- بالنسبة لمن يحاول الخروج عن الموضوع، تأكد من صحة الفهم وأعد صياغة حديثك.

3- هناك أشخاص يحاولوا بث روح التقهقر والانهزامية تجاه كل فكرة مقترحة مما يكون باعثا على تخريب تقدم الجماعة، ولمقاومة هذه الروح حاول أن تتعامل مع الجميع من خلال تسجيل الاقتراحات، ونشر الأمل بين المشاركين من خلال الاستدلال بالحقائق، و تبني الأفكار الجريئة المبتكرة والمتفائلة.

4- في نهاية الاجتماع اعرض بإيجاز ما دار فيه، مع إيضاح إجماع الرأي بالرفض أو القبول لأي قرار.

5- اطلب من المشاركين تفصيلا التكليفات المطلوبة من كل شخص قبل الاجتماع القادم.

6- اشكر المشاركين وخاصة من قام بعمل مميز مثل المسئولين عن السمعيات والمرئيات أو السكرتارية الفنية للاجتماع، وكل من قدم عرضا أو ساعد في الإعداد.

تقييم الاجتماع.. أهم ما فيه!

ولا تنس أن تقيّم أنت والمشاركون الاجتماع باستخدام وثيقة من خلال الاستعانة بالأسئلة الآتية:

هل كان الاجتماع مفيداً لك؟

هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله؟

هل أنت راض عن كيفية إدارة الاجتماع؟

هل تعرف جيداً ما يتوجب عليك فعله نتيجة الاجتماع؟

هل لديك أي تعليقات أخرى؟

والآن نتمنى لك اجتماعاً مثمراً، لا تتخلله دقائق من النوم.. أو الانتهاء من رسم لوحة سريالية!!